Sneller, preciezer, flexibeler: Hoe softwarerobots de efficiëntie en kwaliteit bij EOS verbeteren.

Anna Metrycka wordt erg enthousiast als ze aan robots denkt. Want deze technische assistenten maken haar werk een stuk makkelijker. Elke maand moeten de EOS-projectmanager en haar team in Polen duizenden wanbetalers controleren in het Poolse Nationale Register van Debiteuren (KRZ). Dit houdt in dat namen worden opgezocht op de website van KRZ, gegevens worden overgebracht naar de Kollecto+ software van het bedrijf en de dossiers worden geëvalueerd. Het is een tijdrovende, lastige klus die het personeel vroeger vijf minuten per zaak kostte.

In Duitsland zijn er 10 bots in gebruik, voornamelijk voor conversie en managementtaken zoals het maken van statistieken voor het managementteam. De 20 bots in Kroatië lezen gegevens uit PDF's voor processen, controleren gerechtelijke procedures en voeren kruisverwijzingen uit met Kollecto+-zaken. In Portugal bieden robots ook ondersteuning bij juridische zaken. In Roemenië helpen 12 bots bij de boekhouding en in Spanje zijn 13 van deze softwarehelpers actief.

Het basisidee is even eenvoudig als baanbrekend: verwijder het robotaspect uit het menselijke werk. Destijds beloofde Dobrin de EOS-ploeg: "Denk na over welk deel van je dagelijkse werkroutine je het meest haat - en we zullen een manier vinden om het te verbeteren met behulp van RPA."

Dit betekent dat gerobotiseerde "medewerkers" de saaie routinetaken moeten overnemen, waardoor het personeel meer tijd krijgt voor creatievere en complexere activiteiten, zoals het ontwikkelen van geïndividualiseerde oplossingen voor consumenten. Dankzij automatisering kunnen mensen zich nu concentreren op de dingen die echt belangrijk zijn. De oplossing verbetert de efficiëntie en kwaliteit op verschillende niveaus:

• De werkdruk voor routinetaken wordt drastisch verlaagd.
• De snelheid en nauwkeurigheid van de verwerking nemen toe.
• Naleving en toezicht worden verbeterd.
• De capaciteit kan eenvoudig worden opgeschaald en veel flexibeler worden beheerd.

Zoals Anna in Polen kan bevestigen, is de toename van de kwaliteit van incasso-oplossingen indrukwekkend. De bot die is ontwikkeld door de experts van Dobrin's team voor het gebruik van het KRZ Debiteurenregister slaagt er niet alleen in om meer zaken te controleren in een kortere tijd (3 per minuut), maar is ook uiterst betrouwbaar.

Bovendien voorziet de softwarerobot medewerkers van een samenvatting van de datasets en informatie die in de KRZ is gevonden. Deze worden vervolgens opgeslagen in Excel en zijn beschikbaar voor alle teams die zich bezighouden met juridische strategieën. Op basis hiervan kunnen bijvoorbeeld bepaalde zaken als "niet kansrijk" worden bestempeld, waardoor juridische maatregelen tijdelijk kunnen worden opgeschort. Dit bespaart de gerechtskosten die anders verschuldigd zouden zijn voor procedures die waarschijnlijk niet tot de terugbetaling van een schuld zouden hebben geleid. Het potentieel is enorm: de testfase in Polen toonde aan dat dit soort besparingen mogelijk zijn in 35 procent van de zaken die geselecteerd zijn voor een gerechtelijke procedure.

In Bulgarije, waar het allemaal begon in 2019, zijn ondertussen 30 bots in gebruik. Ze controleren of de regelgeving wordt nageleefd, printen juridische documenten of slaan correspondentie op in het gecentraliseerde incassosysteem. RPA is niet langer een nichekwestie, maar is een groepsbrede game-changer voor digitale technologie geworden, Het biedt mogelijkheden buiten de grenzen van EOS: "Het onderwerp RPA is ook zeer relevant voor onze klanten. We hebben ons werk gepresenteerd op veel evenementen in verschillende sectoren, bijvoorbeeld in het financiële en bancaire segment", zegt Dobrin. Het succesverhaal is nog maar net begonnen.