Déclaration de confidentialité Portail des débiteurs Mon EOS Contentia.

Traitement des données, transparence et information conformément aux articles 13 et 14 du règlement général sur la protection des données (RGPD) :

1. Introduction

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous décrivons et vous informons sur les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, la manière dont nous les traitons, les fins auxquelles nous les traitons, les personnes à qui nous pouvons les fournir, la durée de conservation des données, la manière dont nous les sécurisons et les droits dont vous disposez.

Cette déclaration de confidentialité est faite en application du règlement général sur la protection des données ("RGPD" ou "GDPR"), en particulier le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, qui est entré en vigueur le 25/05/2018.

EOS Contentia est une société de recouvrement. Elle est située Boulevard Industriel 54, 7700 Mouscron, Belgique et porte le numéro d'entreprise 0454.609.009.

Une société de recouvrement de créances peut recouvrer des dettes selon 2 scénarios :

Définitions:

• Client/partenaire:Les entreprises qui soit confient un contrat de service de recouvrement de créances à EOS Contentia, soit vendent un portefeuille de créances à EOS Contentia.
• Débiteur: Le débiteur de la dette, soit au Client/Partenaire dans le cas d'un contrat de service de recouvrement de créances, soit à EOS Contentia dans le cas d'un transfert de créances.

1° en tant que prestataire de services pour les créanciers

Nos clients ou partenaires, les créanciers, confient à notre entreprise le recouvrement de leurs créances envers les débiteurs. Notre société offre aux débiteurs la possibilité de payer leurs dettes par le biais d'un règlement à l'amiable, sans aucune procédure judiciaire. Si le débiteur ne le fait pas, une procédure judiciaire peut toujours être engagée pour le recouvrement de la dette.

2° en tant que donneur d'ordre ou cessionnaire dans le cadre d'un contrat, notamment pour la gestion et le recouvrement de créances lorsque EOS Contentia a acquis un portefeuille de créances d'un créancier.

Le traitement des données à caractère personnel des débiteurs se fait sur la base de :

• Si le recouvrement est amiable : l'activité de recouvrement de créances telle qu'elle est autorisée et réglementée par la loi du 20 décembre 2002 sur le recouvrement amiable des créances de consommation ;
• Si le recouvrement n'a pas lieu à l'amiable (par exemple sur la base d'un jugement, d'une décision de justice ou d'un acte notarié) : l'intérêt légitime d'EOS Contentia à procéder au recouvrement de la créance qui lui a été confiée par le créancier ou qui lui a été vendue par ce dernier. Le créancier a un intérêt légitime à recouvrer la dette auprès du débiteur.

Rapports et analyses :

• Exécution de l'obligation contractuelle envers le créancier
• l'intérêt légitime d'EOS Contentia à optimiser les procédures de recouvrement et à évaluer la ou les créances en cours dans le cadre d'un transfert de créances.

Audit et contrôle :

• Par le client : exécution d'une obligation contractuelle envers un créancier ;
• Par le gouvernement : obligation légale

Pour tous les autres traitements : l'intérêt justifié d'EOS-Contentia, qui consiste à

• améliorer les procédures de recouvrement,
• accroître la sécurité des bureaux et des systèmes,
• organiser le recouvrement des créances plus rapidement, plus efficacement et à moindre coût
• le contrôle et le traitement du fonctionnement optimal et de la sécurité de tous les logiciels et systèmes informatiques.

2. EOS Contentia en tant que sous-traitant des données à caractère personnel

EOS Contentia est un prestataire de services qui ne décide que des moyens qu'il déploie et de la manière dont les dossiers de recouvrement sont traités pour le compte du créancier. EOS Contentia tient le créancier informé de l'évolution du recouvrement et est rémunéré par le créancier pour ses services. Le créancier détermine l'objet (recouvrement des créances) du traitement et reste propriétaire de la créance.

3. EOS Contentia en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel

EOS Contentia agit en tant que créancier, propriétaire de la créance, en cas de reprise de créances.
Dans ce cas, EOS Contentia est le responsable du traitement qui détermine la finalité et la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées.

4. Données à caractère personnel

EOS Contentia traite les données personnelles suivantes des débiteurs fournies et transférées par le créancier dans le cadre d'un contrat de service de recouvrement de créances ou d'un transfert de portefeuille de créances :

• votre identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et de portable) ;
• numéro national (pour le recouvrement des crédits à la consommation et des crédits hypothécaires : inscriptions auprès de la Centrale des crédits aux particuliers (CCP).
• la date de naissance
• le compte bancaire
• les informations sur les dettes en cours, les contrats, les paiements effectués et non effectués, la correspondance échangée avec le débiteur
• les informations complémentaires fournies directement par le débiteur à nos services, dans la mesure où elles sont pertinentes pour la procédure de recouvrement (pour l'évaluation et le traitement de votre dossier : raisons du non-paiement sur la base des informations fournies par vos soins, telles que la situation individuelle ou familiale, les circonstances liées au travail, le fait que vous êtes en prison,...).
• les informations financières pour l'analyse des risques : historique des paiements, informations sur vos dettes, revenus, solvabilité, rapports de visite

Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, veuillez nous en informer dès que possible.

Si vous ne le faites pas (par exemple, si vous ne mettez pas à jour vos coordonnées (comme une nouvelle adresse, un nouveau courriel ou un nouveau numéro de téléphone)), nous demanderons ces coordonnées à des tiers ou aux services gouvernementaux autorisés à les fournir.

EOS Contentia est ainsi en mesure de traiter de nouvelles données relatives aux débiteurs grâce aux contacts qu'il a avec eux (correspondance, téléphone, SMS, chat, conversations personnelles, etc.)

Vous n'êtes pas obligé de fournir des données personnelles supplémentaires, mais vous comprenez que le règlement de votre dossier de dettes devient plus difficile, voire impossible, si vous ne consentez pas à sa collecte et à son traitement.

5. Données sensibles

Nous ne traitons pas de catégories particulières de données à caractère personnel (données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'appartenance à un syndicat et le traitement des données concernant votre santé).

Vous pouvez décider vous-même si vous nous fournissez des informations personnelles relatives à votre santé, votre handicap et/ou votre vie privée lorsque cela affecte votre capacité à payer vos dettes. Sur la base de ces informations, nous pouvons, si nécessaire, adapter le recouvrement à votre situation et en tenir compte pour un plan de remboursement.
Dans ce cas, ces informations ne seront utilisées que pour la durée de l'évaluation de votre situation personnelle ou jusqu'à ce que vous ne nous autorisiez plus à les traiter ou pour la durée nécessaire au dépôt, à l'exercice ou à la défense de dossiers juridiques.

6. Traitement du recouvrement de la dette

​​​​​Gestion du recouvrement des créances

• Traitement des données relatives aux comptes clients et aux créances en cours
• Exécution des activités de recouvrement
• Contacts par correspondance, téléphone, sms, chat
• Contacts via le portail débiteurs (en ligne via My Eos Contentia)

Activités de redressement

• Mise en forme, impression et envoi de lettres aux débiteurs
• Organiser et effectuer des visites à domicile des débiteurs afin de leur fournir des explications et de mener des négociations afin d'accélérer et de faciliter le recouvrement

Ouverture du dossier judiciaire

• Impliquer un avocat pour le recouvrement si cela doit être fait par ordonnance du tribunal. Dans ce cas, un avocat aura accès au dossier complet du débiteur.

Dossiers transfrontaliers/internationaux

• Traitement des données relatives aux comptes clients et aux créances en cours
• Exécution des activités de recouvrement
• Engager une société de recouvrement de créances étrangères pour le recouvrement. Dans ce cas, cette société de recouvrement aura accès au dossier complet du débiteur.

Information du créancier

• Rapport sur l'état et les progrès du recouvrement des créances pour chaque débiteur

Préservation, stockage et traitement via un logiciel spécial

• La gestion des dossiers de créances se fait dans un logiciel de gestion spécifique (application, base de données et sauvegardes).

Analyse commerciale

• L'utilisation de la base de données des débiteurs à des fins d'analyse, de rapport, de statistiques et de prévisions dont la production est anonyme
• L'utilisation de la base de données des débiteurs pour le reporting et la gestion internes ainsi que pour les rapports aux créanciers, sur la base d'une obligation contractuelle de reporting

Audit et contrôle

• Obligation légale de communiquer les données personnelles du débiteur à des fins de contrôle public (comptabilité, fiscalité, législation sur la prévention, le suivi et la détection de la fraude, du blanchiment d'argent et d'autres activités criminelles).
• Suppression et destruction des données à caractère personnel après la période de conservation applicable au traitement spécifique.

Transmission au Répertoire Central des Crédits aux Particuliers

• Pour les créances bancaires ou de crédit, les données personnelles sont traitées dans le cadre de notre obligation légale de notification au fichier central des crédits aux particuliers sur la base de l'arrêté royal du 23 mars 2017 réglementant le fichier central des crédits aux particuliers.

Améliorer nos procédures de recouvrement de créances

• les activités de recherche dans la base de données des débiteurs
• des évaluations concernant le comportement de paiement
• l'enregistrement et l'analyse des appels téléphoniques enregistrés de nos agents aux comptes débiteurs à des fins d'encadrement et de formation

Développement de nos activités de recouvrement de créances

• anonymisation des données relatives aux comptes débiteurs afin de développer des activités.

Sécuriser nos activités de recouvrement de créances

• Utilisation des données personnelles des débiteurs pour les sécuriser et pour développer et adapter les tests appropriés de notre système informatique.

Gestion informatique

• stockage, sauvegarde, effacement des données...

7. Enregistrement des appels téléphoniques

Les appels téléphoniques entre les débiteurs et nos agents sont enregistrés et utilisés pour vérifier leur qualité et pour former les employés.

Les appels sont conservés pendant la période prévue par la loi du 13/06/2005 sur les communications électroniques.

8. Transfert de données à caractère personnel

EOS Contentia peut transmettre les données personnelles des débiteurs:

Pour le recouvrement de la dette

• Au créancier
• Aux agents de recouvrement
• Aux tribunaux
• Aux huissiers de justice
• Aux avocats
• À lassistant social/CPAS (dans le cas d'un règlement collectif de la dette)
• A d'autres prestataires de services impliqués dans le processus de recouvrement des créances

Systèmes informatiques

• Aux fournisseurs de services informatiques pour l'hébergement et la sauvegarde
• Aux prestataires de services informatiques pour le développement, la maintenance et les mises à jour des systèmes informatiques
• aux sociétés de recouvrement de créances étrangères ou les services de recouvrement de créances
• aux sociétés du groupe EOS Contentia (dans l'Espace Economique Européen)

Pour les audits et les contrôles

• Au créancier
• A l'autorité compétente

Aux autorités judiciaires

• Pour le recouvrement judiciaire de créances
• Lutte contre la fraude
• Déclaration des infractions
• Obligation légale
• Au centre pour les crédits aux particuliers

Obligation légale de notification à la Centrale des crédits aux particuliers sur la base de l'arrêté royal du 23 mars 2017

9. Lieu de traitement

Toutes les données relatives aux débiteurs sont uniquement stockées, traitées et conservées dans l'Union Européenne (plus précisément en Belgique, en France et en Allemagne). Le transfert de données en dehors de l'Union européenne s'effectue sur la base des clauses types de l'UE sur la protection des données si le pays vers lequel les données sont transférées n'offre pas une protection adéquate au sens du GDPR. Aucun transfert ne sera effectué vers les États-Unis d'Amérique sur la base du Privacy Shield/Safe Harbour UE-États-Unis ou Suisse-États-Unis.

10. Période de rétention

Nous conserverons vos données personnelles :

• aussi longtemps qu'elles sont nécessaires à l'objectif légitime pour lequel elles ont été obtenues, par exemple pour garantir de bonnes pratiques de recouvrement ou pour se défendre contre des actions en justice.
• Tant que cela est nécessaire dans le cadre d'une obligation légale de conserver vos données personnelles afin de prévenir la fraude et de détecter et prouver les pratiques de lutte contre le blanchiment d'argent, et pour les audits financiers.

Toutes les données à caractère personnel du débiteur sont conservées pendant dix ans au maximum à compter de la fin de l'année au cours de laquelle se produit l'un des événements suivants

• la remise de la dette ; ou
• la fin du dossier de recouvrement (par le paiement de la dette ou la fin du mandat de recouvrement).

Ce délai correspond au délai de prescription du droit commun (article 2262bis du code civil) ainsi que de la législation anti-blanchiment.

À des fins statistiques, analytiques et d'intelligence économique, nous ne conserverons les données anonymes ou pseudonymisées qu'après cette période de conservation.

11. Contact

L'EOS-Contentia a nommé un délégué à la protection des données (DPD) ou un Data Protection Officer :

Courrier électronique : Privacy@eos-contentia.be
Adresse postale : Boulevard Industriel 54, 7700 Mouscron/Mouscron, Belgique

Si, après avoir lu la présente déclaration de confidentialité, vous avez d'autres questions ou commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter notre DPD.

Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime, conformément à la réglementation en vigueur. Si vous pensez néanmoins que vos droits ont été violés et que vos préoccupations n'ont pas été prises en compte au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de nous :

Autorité de protection des données
Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Vous pouvez également nous contacter pour toute question générale relative au traitement et à la protection des données à caractère personnel.

En outre, vous pouvez intenter une action en justice si vous pensez que vous subissez un préjudice du fait du traitement de vos données à caractère personnel.

12. Vos droits

Conformément et sous réserve des conditions de la loi belge sur la protection de la vie privée et des dispositions du règlement général sur la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès et d'inspection : vous avez le droit de consulter gratuitement les informations que nous détenons à votre sujet et de savoir à quoi elles servent.
• Droit de rectification : vous avez le droit d'obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles incorrectes, ainsi que de compléter les données personnelles incomplètes.
• Droit de suppression ou de limitation du traitement : Vous avez le droit de nous demander de supprimer ou de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans les circonstances et les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser la suppression ou la limitation de toute donnée à caractère personnel qui est nécessaire pour nous permettre de remplir une obligation légale, l'exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
• Droit de transférer des données : vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées, sous une forme structurée, commune et lisible par un ordinateur. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
• Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Veuillez toutefois noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui nous sont nécessaires pour remplir une obligation légale, l'exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
• Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur un consentement préalable, vous avez le droit de révoquer ce consentement. Ces données personnelles ne seront alors traitées que si nous disposons d'une autre base juridique pour le faire.
• Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel n'inclut pas le profilage et que vous ne serez pas soumis à des décisions entièrement automatisées.

Vous pouvez toujours consulter les données que nous traitons à votre sujet et, si nécessaire, les faire corriger. Il vous suffit d'en faire la demande par l'intermédiaire de notre délégué à la protection des données, en présentant une preuve de votre identité. Ceci afin d'éviter que vos données ne soient transmises à une personne non habilitée.

Vous pouvez à tout moment vous opposer à l'utilisation de vos données par notre société à des fins de marketing direct. Si vous ne souhaitez pas être tenu informé des offres de notre société, vous pouvez le signaler par l'intermédiaire de notre délégué à la protection des données.

Dans la mesure où nous traitons vos données uniquement sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant notre responsable de la protection des données, après quoi nous mettrons fin au traitement. Tout traitement effectué précédemment sur la base de votre consentement restera légal.

13. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

Les données personnelles collectées par EOS Contentia ne seront stockées et traitées que dans l'Union européenne. Nous prenons des mesures pour garantir que les données que nous recueillons dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité soient traitées conformément aux dispositions de la présente déclaration et aux exigences du droit applicable, quel que soit le lieu où se trouvent les données.

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données à caractère personnel avec un niveau de sécurité adéquat et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la notification accidentelle à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données.

En aucun cas, EOS Contentia ne peut être tenue responsable d'un quelconque dommage direct ou indirect résultant de l'utilisation incorrecte ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.

EOS Contentia s'engage à protéger la sécurité de vos données personnelles. Nous utilisons diverses techniques et procédures de sécurité pour protéger vos données personnelles contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés.

EOS Contentia s'engage également à réduire les risques d'erreur humaine, de vol, de fraude et d'utilisation abusive des installations d'EOS Contentia. Les mesures prises par EOS Contentia comprennent la sensibilisation du personnel aux politiques de sécurité et la formation du personnel à la mise en œuvre des politiques de sécurité. Les employés d'EOS Contentia sont tenus de préserver la confidentialité des données. Les obligations des employés comprennent des accords de confidentialité écrits, une formation régulière sur la protection des informations et le respect de la politique de confidentialité de l'entreprise.

EOS Contentia évalue et répond rapidement aux incidents qui font suspecter un traitement de données non autorisé. Si EOS Contentia détermine que vos données ont été illégalement utilisées (y compris par un employé d'EOS Contentia) ou autrement obtenues de manière abusive par un tiers, EOS Contentia vous signalera immédiatement cette utilisation abusive ou cette acquisition.

EOS Contentia effectuera des audits de conformité annuels. Tout employé ayant enfreint cette déclaration de confidentialité sera soumis à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Tout tiers violant cette politique de confidentialité sera tenu par tous les accords avec EOS Contentia d'indemniser et de dégager EOS Contentia de toute responsabilité en cas de réclamations relatives à de telles violations.

14. Contrôles par navigateur

Les contrôles des cookies sont décrits dans notre déclaration sur les cookies.

15. Changements

Nous mettrons à jour cette déclaration de confidentialité si nécessaire pour tenir compte des commentaires des clients et des changements apportés à nos services. Lorsque nous publions des modifications à cette déclaration, nous révisons la date de "dernière mise à jour" en haut de la déclaration. Si des changements importants sont apportés à la déclaration ou à la manière dont EOS Contentia utilisera vos données personnelles, nous vous en informerons en affichant bien en évidence un avis de ces changements avant qu'ils n'entrent en vigueur ou en vous envoyant directement une notification. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité pour savoir comment EOS Contentia protège vos informations.