Déclaration de confidentialité EOS CONTENTIA BELGIUM

Dernière mise à jour : 01/03/2021

1. Nom et coordonnées du responsable du traitement des données.

La présente déclaration de confidentialité s'applique aux données traitées par :

EOS Contentia Belgium SA/NV, ayant son siège social à :

FUTUR X CENTER
Boulevard Industriel  54 K
7700  Mouscron
BELGIË
Téléphone : +32 56 39 17 11

Directrice générale : Martine T'Jampens

Numéro d'entreprise/TVA
BE 0454.609.009
TVA BE 454.609.009
 

2. Le délégué à la protection des données

EOS-Contentia a nommé un délégué à la protection des données (DPD) ou un Data Protection Officer:

Courrier électronique : Privacy@eos-contentia.be

Adresse postale : Boulevard Industriel 54 K, 7700 Mouscron/Mouscron, Belgique.

Si, après avoir lu la présente déclaration de confidentialité, vous avez d'autres questions ou commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter notre DPD.

Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime, conformément à la réglementation en vigueur. Toutefois, si vous pensez que vos droits ont été violés et que vos préoccupations n'ont pas été prises en compte au sein de notre entreprise, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Autorité de la protection des données

Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Vous pouvez également les contacter pour toute question générale relative au traitement et à la protection des données à caractère personnel.

Vous pouvez en outre vous adresser à un tribunal si vous pensez que le traitement de vos données à caractère personnel vous causerait un préjudice.

3. Champ d'application

EOS Contentia Belgium SA/NV attache une grande importance à la collecte et au traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données personnelles, à votre vie privée et à la protection de vos données personnelles et des informations vous concernant en tant que personne (collectivement "Données Personnelles"), ainsi qu'à vos droits concernant le traitement de vos Données Personnelles.

Nous voulons notamment protéger les données de nos clients, débiteurs, sous-traitants et fournisseurs, entre autres, contre les pertes, les fuites, les erreurs, les accès non autorisés ou les traitements illicites.

La présente déclaration de confidentialité concerne tous les services que nous fournissons et, en général, toutes les activités que nous menons, que ce soit par l'intermédiaire de notre site web (en ligne) ou de nos bureaux (hors ligne).

Dans cette déclaration de confidentialité, nous décrivons et vous informons sur les données personnelles que nous traitons à votre sujet, comment nous traitons ces données, à quelles fins nous les traitons, à qui nous pouvons fournir ces données, combien de temps nous conservons ces données, comment nous les sécurisons et quels sont vos droits.

Cette déclaration de confidentialité a été faite en application du règlement général sur la protection des données ("RGPD" ou "GDPR"), plus précisément du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, entré en vigueur le 25/05/2018.

Nous vous demandons de lire attentivement la présente déclaration de confidentialité avant de fournir des données à caractère personnel, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées et à quelles fins.

4. Déclaration de confidentialité des autres sociétés du groupe EOS

Cette déclaration de confidentialité ne s'applique pas aux données traitées par les autres sociétés du groupe EOS. C'est également le cas si ces autres sociétés du groupe EOS, ainsi que leurs contacts, sont mentionnés sur notre site web et/ou si leurs services sont présentés sur notre site web.

Les autres sociétés du groupe EOS fourniront une déclaration de confidentialité distincte pour le traitement de données spécifiques au cas par cas.

5. Données à caractère personnel

En fonction de vos activités et de votre relation avec EOS Consentia Belgium SA/NV, vous pouvez nous fournir les informations personnelles suivantes :

  • votre identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et de téléphone portable).
  • pour certains services spécifiques ou afin de respecter les obligations légales, vous pouvez être amené à nous fournir des données supplémentaires comme spécifié ci-dessous.

Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, veuillez nous en informer par retour.

Vous n'êtes pas obligé de communiquer vos données à caractère personnel, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la coopération devient impossible si vous ne consentez pas à leur collecte et à leur traitement.

6. Traitement

Nous traitons vos données personnelles à des fins diverses. Lors de leur traitement, seules les données nécessaires aux fins prévues sont traitées.

EOS Contentia Belgium SA/NV utilise les données qu'elle recueille pour trois objectifs fondamentaux, décrits plus en détail ci-dessous : (1) gérer notre entreprise et fournir (y compris améliorer et personnaliser) les services que nous offrons, (2) améliorer la qualité de nos services et (3) envoyer des communications, y compris des communications de marketing direct et de promotion.

(1) Opérations commerciales. Nous utilisons les données pour fournir et améliorer les produits et services que nous offrons et pour remplir des fonctions commerciales essentielles, telles que la prise de rendez-vous.

(2) Communication. Nous utilisons les informations que nous recueillons pour communiquer avec vous et pour personnaliser les communications.

(3) Recrutement. Nous utilisons les informations que nous recueillons pour communiquer avec vous, pour gérer les processus de recrutement et d'embauche d'EOS Contentia Belgium SA/NV, et pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires. Si vous êtes embauché, les informations peuvent être utilisées dans le cadre de l'emploi et de la gestion de l'entreprise.

Les finalités pour lesquelles nous traitons les données peuvent varier en fonction de la personne dont nous traitons les données et de celle sur laquelle nous les traitons.

Définitions:

  • Clients/Partenaires: Les entreprises qui soit confient un contrat de service de recouvrement de créances à EOS Contentia, soit vendent un portefeuille de créances à EOS Contentia.
  • Débiteurs:Le débiteur de la dette, soit au Client/Partenaire dans le cas d'un contrat de service de recouvrement de créances, soit à EOS Contentia dans le cas d'un transfert de créances.

6.1 Données sur les clients

Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous recueillons et traitons l'identité et les coordonnées des clients potentiels/appels d'offres ainsi que de nos clients et clients, de leur personnel, de leurs employés, des personnes désignées et d'autres contacts utiles.

Ces traitements ont pour objet l'exécution des accords avec nos clients, la gestion de la clientèle, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales. Les fondements juridiques sont l'exécution de l'accord, le respect des obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime.

La base juridique de la prospection est notre intérêt légitime à étendre notre part de marché, à accroître notre clientèle et à faire connaître notre gamme de services (comme pour le marketing direct).

EOS Contentia Belgium SA/NV traite les données vous concernant lorsque vous faites appel à nous en tant que client pour des conseils sur des contrats de recouvrement ou de gestion de créances, des contrats de reprise de créances, l'offre ou la proposition de tels contrats, la réalisation de travaux préparatoires à la conclusion de ces contrats et la gestion d'un dossier de recouvrement de créances.

Nous recueillons ces données tant lorsque vous nous les fournissez verbalement, lorsque vous nous envoyez des documents et lorsque vous le faites de manière numérique, que lorsque nous les recherchons par le biais de canaux publics (tels que le Moniteur belge, la Banque-Carrefour des Entreprises, la Banque nationale, etc.) et de médias sociaux professionnels (tels que LinkedIn).

En ce qui concerne notre site web, nous adaptons autant que possible son contenu et sa facilité d'utilisation à vous, ses utilisateurs. En outre, nous traitons vos données pour nous conformer aux obligations découlant de la mise à disposition d'un site web et de son contenu et pour vous permettre d'utiliser les applications et services interactifs de ce site web. Nos clients peuvent utiliser la plateforme client numérique My Eos Contentia. La déclaration de confidentialité de ce portail se trouve sur ce site: Portail client My Eos Contentia

6.2 Données sur les fournisseurs

Données des fournisseurs (par fournisseurs, on entend également les prestataires de services, les partenaires, les professions libérales, les courtiers, les agents, les consultants, les (sous-)entrepreneurs, les vendeurs de biens ou de services...)

Nous recueillons et traitons l'identité et les coordonnées de nos fournisseurs ainsi que de leurs éventuels (sous-)contractants/fournisseurs, de leur personnel, de leurs employés, des personnes désignées et d'autres contacts utiles. Ces processus ont pour objet l'exécution du présent accord, la gestion des fournisseurs, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales. Les fondements juridiques sont l'exécution de l'accord, le respect des obligations légales et réglementaires.

6.3 Données relatives au personnel

Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de notre gestion du personnel et de l'administration des salaires. En raison de sa nature spécifique, ce traitement est réglementé plus en détail dans une politique de protection des données des employés.

6.4 Données des candidats au recrutement

Dans le cadre de nos activités de recrutement, EOS Contentia Belgium SA/NV peut vous demander certaines informations, notamment des informations sur les études et l'emploi, les coordonnées et les préférences, les qualifications professionnelles et les emplois pour lesquels vous souhaitez postuler. Vous pouvez également choisir de fournir à EOS Contentia Belgium SA/NV des informations supplémentaires, telles que votre CV ou votre diplôme, des références d'emploi et des informations connexes, ainsi que des demandes d'indemnisation. En outre, EOS Contentia Belgium SA/NV peut recueillir des informations auprès de tiers, par exemple dans le cadre d'une vérification d'antécédents ou d'emploi et/ou d'une référence d'emploi. Compte tenu de sa nature spécifique, ce traitement est réglementé de manière plus détaillée dans une politique de protection des données des candidats dans le cadre du recrutement applicable au sein de notre entreprise.

6.5 Données des débiteurs

Les données relatives aux débiteurs sont traitées conformément à la déclaration de confidentialité des débiteurs.

6.6 Autres données

Outre les données des clients, des fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données personnelles d'autres personnes, telles que les éventuels contacts utiles au sein de notre secteur, les contacts de réseau, les contacts d'experts, etc. Les objectifs de ces processus sont dans l'intérêt de nos activités, du marketing direct et des relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l'exécution d'un accord.

Nous traitons pour toutes les personnes susmentionnées, le cas échéant, les données à caractère personnel qui

En outre, nous traitons également des données à caractère personnel pour nous conformer à certaines obligations légales. Par exemple, la loi du 18/09/2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation de l'argent liquide nous oblige à identifier les clients.

Nous traitons les données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour la protection d'un intérêt qui se justifie pour nous.

Enfin, nous pouvons également traiter des données à caractère personnel lorsque vous avez donné votre consentement sans équivoque à cet effet.

7. Durée/période de conservation

Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nos soins pendant une période nécessaire en fonction des objectifs du traitement, des délais de conservation obligatoires prévus par la loi et/ou de la relation (contractuelle ou autre) que nous entretenons avec vous.

En particulier, nous traiterons aussi longtemps que nécessaire pour l'exécution du contrat ou pour la mise en œuvre des mesures précédant la conclusion du contrat et qui ont été prises à votre demande, aussi longtemps que nécessaire pour l'accomplissement de nos obligations légales ou si le traitement est nécessaire pour la protection de notre intérêt légitime à prévenir les abus.

Les données relatives aux clients, aux comptes clients et aux fournisseurs ou sous-traitants seront en tout état de cause supprimées de nos systèmes après une période de dix ans à compter de la fin de l'année suivant la fin du contrat, à l'exception de ces données personnelles que nous sommes tenus de conserver pendant une période plus longue sur la base d'une législation spécifique ou en cas de litige en cours ou d'affaire judiciaire pour laquelle les données personnelles sont encore nécessaires.

Les données relatives au recrutement sont conservées pendant 24 mois au maximum. Les candidats peuvent demander la suppression de leurs données à tout moment s'ils ne souhaitent pas maintenir leur candidature en le notifiant à notre responsable du recrutement ou en contactant le délégué à la protection des données d'EOS Contentia Belgium SA/NV.

8. Mesures techniques et organisationnelles

Les données personnelles collectées par EOS Contentia sont uniquement stockées et traitées dans l'Union européenne. Nous prenons des mesures pour garantir que les données que nous recueillons dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité sont traitées conformément aux dispositions de la présente déclaration et aux exigences de la législation applicable, quel que soit le lieu où se trouvent les données.

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles avec un niveau de sécurité adéquat et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation accidentelle à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

Le site web be.eos-solutions.com utilise le protocole SSL (secure socket layer) en combinaison avec le plus haut niveau de cryptage supporté par votre navigateur. Il s'agit généralement d'un cryptage de 256 bits. Si votre navigateur ne prend pas en charge le cryptage 256 bits, la technologie 128 bits v3 est utilisée à la place. Vous verrez qu'une page web individuelle sur Internet est transmise cryptée par l'icône de la clé ou du cadenas verrouillé dans la barre d'état inférieure de votre navigateur.

Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte partielle ou totale, destruction ou accès par des tiers non autorisés. Nos mesures de sécurité sont constamment améliorées en fonction de l'évolution technologique.

En aucun cas, EOS Contentia ne peut être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d'une utilisation incorrecte ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.

EOS Contentia s'engage à protéger la sécurité de vos informations personnelles. Nous utilisons diverses technologies et procédures de sécurité pour protéger vos informations personnelles contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés.

EOS Contentia s'engage également à réduire les risques d'erreur humaine, de vol, de fraude et d'utilisation abusive des installations d'EOS Contentia. Les efforts d'EOS Contentia comprennent la sensibilisation du personnel aux politiques de sécurité et la formation des employés à la mise en œuvre de ces politiques. Les employés d'EOS Contentia sont tenus de préserver la confidentialité des données. Les obligations des employés comprennent des accords de confidentialité écrits, une formation régulière à la protection des informations et le respect des politiques de l'entreprise en matière de protection des informations confidentielles.

EOS Contentia évalue et réagit rapidement aux incidents qui font suspecter un traitement non autorisé des données. Si EOS Contentia détermine que vos informations ont été utilisées de manière abusive (y compris par un employé d'EOS Contentia) ou autrement obtenues de manière illicite par un tiers, EOS Contentia vous signalera rapidement cette utilisation abusive ou cette acquisition.

EOS Contentia effectuera des audits de conformité sur une base annuelle. Tout employé surpris par EOS Contentia à ne pas se conformer à la GDPR est en violation de cette Politique de confidentialité et sera soumis à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Tout tiers qui viole cette Politique de confidentialité sera tenu par tous les accords avec EOS Contentia d'indemniser et de dégager EOS Contentia de toute responsabilité quant aux réclamations relatives à de telles violations.

9. Lieu de traitement

Toutes les données personnelles sont stockées, traitées et conservées uniquement dans l'Union européenne (en particulier en Belgique, en France et en Allemagne).

Dans le cadre du recouvrement international de créances, le traitement peut être effectué par des prestataires de services de recouvrement de créances en dehors de l'Espace Economique Européen.

10. Transfert de données à caractère personnel

Aux fins du traitement de vos données personnelles, nous donnons accès à vos données personnelles à nos employés, associés et représentants des employés ainsi qu'à certains prestataires de services. Nous garantissons un niveau de protection similaire en prévoyant des obligations contractuelles pour ces employés, travailleurs et associés et prestataires de services, qui sont similaires à la présente déclaration de confidentialité.

Il est possible qu'un ou plusieurs des tiers susmentionnés soient situés en dehors de l'EEE. Toutefois, nous nous efforçons de garantir qu'en principe, vos données ne sont pas transférées à des pays tiers ou à des organisations internationales. Si cela devait néanmoins se produire à des fins de traitement et si ces pays ne garantissent pas un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel selon la Commission européenne, nous prendrons les mesures de protection appropriées.

Les transferts de données en dehors de l'Union européenne sont effectués sur la base de dispositions standard (EU Standard Model Clauses) sur la protection des données lorsque le pays vers lequel les données sont transférées n'offre pas une protection adéquate au sens du GAV. Aucun transfert vers les États-Unis d'Amérique n'est effectué sur la base de la protection de la vie privée/du port de sécurité UE-États-Unis ou Suisse-États-Unis.

Nous ne transférons vos données personnelles à d'autres sociétés du groupe EOS ou à d'autres tiers (destinataires) que si :

  • Vous avez donné votre consentement explicite pour un ou plusieurs objectifs spécifiques en vertu de l'art. 6, al. 1, al. 1, let. a, du RGPD,
  • la divulgation conformément à l'art. 6, al. 1, point f), de la LGE est nécessaire pour faire valoir, exercer ou défendre des droits légaux et il n'y a aucune raison de croire que vous avez un intérêt premier et légitime à la non-divulgation de vos données,
  • lorsqu'il existe une obligation légale de communication selon l'art. 6, al. 1, al. 1, let. c du RGPD et
  • elle est légalement autorisée et nécessaire à l'exécution des obligations contractuelles conformément à l'art. 6, al. 1, al. 1, let. b, du RGPD.

Vos données personnelles sont principalement traitées en interne. Néanmoins, afin d'exécuter notre accord (ou les mesures précédant la conclusion de l'accord) ou de respecter certaines obligations légales, elles doivent parfois être communiquées à des tiers.

Certaines des données personnelles que nous recueillons seront également transmises et éventuellement traitées par des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatique, un partenaire externe qui nous aide à soutenir et à développer nos outils informatiques, un partenaire d'hébergement, un comptable, un commissaire aux comptes, ainsi que par des organismes gouvernementaux ou de contrôle. Ces autorités et d'autres autorités publiques ont le droit de nous demander des informations que nous sommes légalement tenus de fournir. Dans ce cas, vos données peuvent être transmises à ces tiers, mais uniquement pour les besoins du service en question et toujours sous le contrôle de notre société.

Les employés, dirigeants et/ou représentants des prestataires ou institutions susmentionnés et les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci doivent respecter le caractère confidentiel de vos données à caractère personnel et ne peuvent utiliser ces données qu'aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.

Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transmises à d'autres tiers. Cela peut arriver si, par exemple, nous sommes réorganisés en tout ou en partie, ou si notre entreprise est transférée, ou encore si nous sommes déclarés en faillite. Il est également possible que des données à caractère personnel doivent être transmises pour se conformer à une décision de justice ou pour satisfaire à une certaine obligation légale. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer à l'avance de cette communication à d'autres tiers. Toutefois, vous reconnaîtrez et comprendrez que dans certaines circonstances, cela peut ne pas être techniquement ou commercialement faisable, ou que des restrictions légales peuvent s'appliquer.

En aucun cas, nous ne vendrons ou ne mettrons vos données personnelles à la disposition d'agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.

11. Vos droits

Conformément à la législation belge en matière de protection de la vie privée et aux dispositions du règlement général sur la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accès et d'inspection : Vous avez le droit d'inspecter gratuitement toutes les données que nous détenons à votre sujet et de découvrir l'usage qui en est fait.
  • Droit de rectification : vous avez le droit d'obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles incorrectes, ainsi que le complément de données personnelles incomplètes.
  • Droit d'effacement des données ou de limitation du traitement : vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données personnelles ou de limiter leur traitement dans les circonstances et les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser l'effacement ou la limitation des données personnelles qui sont nécessaires à l'exécution d'une obligation légale, à l'exécution du contrat ou à notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies sous une forme structurée, commune et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
  • Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires à l'exécution d'une obligation légale, à l'exécution du contrat ou à notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Droit de retirer le consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur un consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ces données personnelles ne seront alors traitées que si nous disposons d'une autre base juridique pour ce faire.
  • Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel n'inclut pas le profilage et que vous ne faites pas l'objet de décisions entièrement automatisées.

Vous pouvez toujours consulter les données que nous traitons à votre sujet et, si nécessaire, les faire corriger. Il vous suffit d'en faire la demande par l'intermédiaire de notre délégué à la protection des données, en présentant une preuve de votre identité. Nous vous demandons cela afin d'éviter que vos données ne soient communiquées à une personne qui n'y a pas droit.

Vous pouvez à tout moment vous opposer à l'utilisation de vos données par notre société à des fins de marketing direct. Si vous ne souhaitez pas être tenu informé des offres de notre société, vous pouvez le signaler à notre délégué à la protection des données.

Dans la mesure où nous traitons vos données uniquement sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en contactant notre responsable de la protection des données, après quoi nous mettrons fin au traitement. Tout traitement précédemment effectué sur la base de votre consentement restera légal.

12. Changements

Nous mettrons à jour la présente déclaration de confidentialité si nécessaire pour tenir compte des commentaires des clients et des changements apportés à nos services. Lorsque nous publions des modifications à cette déclaration, nous révisons la date de "dernière mise à jour" en haut de la déclaration. En cas de modifications importantes de la Déclaration ou de la manière dont EOS Contentia Belgium SA/NV utilisera vos informations personnelles, nous vous en informerons soit en affichant bien en évidence un avis de ces modifications avant leur entrée en vigueur, soit en vous envoyant directement une notification. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité afin d'être informé de la manière dont EOS Contentia Belgium SA/NV protège vos informations.

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