Déclaration de confidentialité Portail des Partenaires EOS Contentia.

Dernière mise à jour: 01/03/2021

Traitement des données, transparence et information conformément aux articles 13 et 14 du règlement général sur la protection des données (RGPD) :

1. Introduction

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous décrivons et vous informons sur les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, la manière dont nous les traitons, les fins auxquelles nous les traitons, les personnes à qui nous pouvons les fournir, la durée de conservation des données, la manière dont nous les sécurisons et les droits dont vous disposez.

Cette déclaration de confidentialité est faite en application du règlement général sur la protection des données ("RGPD" ou "GDPR"), en particulier le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, qui est entré en vigueur le 25/05/2018.

EOS Contentia est une société de recouvrement. Elle est située Boulevard Industriel 54, 7700 Mouscron, Belgique et porte le numéro d'entreprise 0454.609.009.

Une société de recouvrement de créances peut recouvrer des dettes selon 2 scénarios :

Definitions:
Clients/Partenaires: Les entreprises qui soit confient à EOS Contentia un contrat de service de recouvrement de créances, soit vendent un portefeuille de créances à EOS Contentia.

Débiteur: Le débiteur de la dette, soit au Client/Partenaire dans le cas d'un contrat de service de recouvrement de créances, soit à EOS Contentia dans le cas d'un transfert de créances.

1° en tant que prestataire de services pour les créanciers

Nos clients ou partenaires, les créanciers, confient à notre entreprise le recouvrement de leurs créances envers les débiteurs (débiteurs). Notre société offre aux débiteurs la possibilité de payer leurs dettes par le biais d'un règlement à l'amiable, sans aucune procédure judiciaire. Si le débiteur ne le fait pas, une procédure judiciaire peut toujours être engagée pour le recouvrement de la dette.

2° en tant que donneur d'ordre ou cessionnaire dans le cadre d'un contrat, notamment pour la gestion et le recouvrement de créances lorsque EOS Contentia a acquis un portefeuille de créances d'un créancier.

Afin de contacter et de maintenir le contact avec notre client, notre client/partenaire, le créancier des créances que nous traitons pour le client, nous traitons les données personnelles des personnes de contact, des représentants légaux ou des contacts internes qui nous ont été désignés par notre client (ci-après dénommés ensemble les "contacts clients").

Le traitement des données à caractère personnel des contacts clients se fait sur la base de :

Gestion des comptes (accountmanagement):

  • Exécution de l'obligation contractuelle envers le créancier

Gestion des contrats (contract management):

  • Exécution de l'obligation contractuelle envers le créancier

Facturation:

  • Exécution de l'obligation contractuelle envers le créancier

Rapports et analyses :

  • Exécution de l'obligation contractuelle envers le créancier
  • l'intérêt légitime d'EOS Contentia à optimiser les procédures de recouvrement et à évaluer la ou les créances en cours dans le cadre d'un transfert de créances.

Audit et contrôle :

  • Par le client : exécution d'une obligation contractuelle envers un créancier ;
  • Par le gouvernement : obligation légale

Pour tous les autres traitements : l'intérêt justifié d'EOS-Contentia, qui consiste à

  • améliorer les procédures de recouvrement,
  • organiser le recouvrement des créances plus rapidement, plus efficacement et à moindre coût

2. EOS Contentia en tant que sous-traitant des données à caractère personnel

EOS Contentia est un prestataire de services qui ne décide que des moyens qu'il déploie et de la manière dont les dossiers de recouvrement sont traités pour le compte du créancier. EOS Contentia tient le créancier informé de l'évolution du recouvrement et est rémunéré par le créancier pour ses services. Le créancier détermine l'objet (recouvrement des créances) du traitement et reste propriétaire de la créance.

3. EOS Contentia en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel

EOS Contentia agit en tant que créancier, propriétaire de la créance, en cas de rachat de créances.

Dans ce cas, EOS Contentia est le responsable du traitement qui détermine la finalité et la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées.

4. Données à caractère personnel

EOS Contentia traite les données personnelles suivantes des contacts client/partenaire dans le cadre d'un contrat de service de recouvrement de créances ou d'un transfert de portefeuille de créances :

  • votre identité et vos coordonnées professionnelles (nom, titre, adresse d’entreprise, adresse électronique professionnel, numéro de téléphone et de portable professionnel, fonction, titre de fonction) ;

Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, veuillez nous en informer dès que possible.

5. Données sensibles

Nous ne traitons pas de catégories particulières de données à caractère personnel des contacts clients/partenaires.

6. Traitement à des fin professionnelles

Gestion du recouvrement des créances

  • Exécution des activités de recouvrement
  • Contacts par correspondance, téléphone, email
  • Contacts via le portail clients (en ligne)

Information du créancier

  • Rapport sur l'état et les progrès du recouvrement des créances pour chaque débiteur

Préservation, stockage et traitement via un logiciel spécial

  • La gestion des contacts clients se fait dans un logiciel de gestion spécifique (application, base de données et sauvegardes).

Audit et contrôle

  • Obligation légale de communiquer les données personnelles du contact client à des fins de contrôle public (comptabilité, fiscalité, législation sur la prévention, le suivi et la détection de la fraude, du blanchiment d'argent et d'autres activités criminelles).

Suppression et destruction des données à caractère personnel après la période de conservation applicable au traitement spécifique.

7. Enregistrement des appels téléphoniques

Les appels téléphoniques entre les contacts clients et nos agents sont enregistrés et utilisés pour vérifier leur qualité et pour former les employés.

Les appels sont conservés pendant la période prévue par la loi du 13/06/2005 sur les communications électroniques.

8. Transfert de données à caractère personnel

EOS Contentia peut transmettre les données personnelles des contacts clients:

Pour les audits et les contrôles

  • L'autorité compétente

Autorités judiciaires

  • Lutte contre la fraude
  • Obligation légale

9. Lieu de traitement

Toutes les données relatives aux contacts clients sont uniquement stockées, traitées et conservées dans l'Union Européenne (plus précisément en Belgique, en France et en Allemagne). Le transfert de données en dehors de l'Union européenne s'effectue sur la base des clauses types de l'UE sur la protection des données si le pays vers lequel les données sont transférées n'offre pas une protection adéquate au sens du GDPR. Aucun transfert ne sera effectué vers les États-Unis d'Amérique sur la base du Privacy Shield/Safe Harbour UE-États-Unis ou Suisse-États-Unis.

10. Période de rétention

Nous conserverons vos données personnelles :

  • aussi longtemps qu'ils sont nécessaires à l'objectif légitime pour lequel ils ont été obtenus, par exemple pour garantir de bonnes pratiques de recouvrement.
  • Tant que cela est nécessaire dans le cadre d'une obligation légale de conserver vos données personnelles pendant un certain temps afin de prévenir la fraude et de détecter et prouver les pratiques de lutte contre le blanchiment d'argent, et pour les audits financiers.

Toutes les données à caractère personnel du contact client sont conservées pendant la période où le contact client est désigné comme notre contact par le créancier. Si le créancier nous fournit un autre contact client, le contact client précédent est supprimé.

11. Contactez

L'EOS-Contentia a nommé un délégué à la protection des données (DPD) ou un Data Protection Officer :

Courrier électronique : Privacy@eos-contentia.be
Adresse postale : Boulevard Industriel 54, 7700 Mouscron/Mouscron, Belgique

Si, après avoir lu la présente déclaration de confidentialité, vous avez d'autres questions ou commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter notre DPD.

Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime, conformément à la réglementation en vigueur. Si vous pensez néanmoins que vos droits ont été violés et que vos préoccupations n'ont pas été prises en compte au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de nous :

Autorité de la protection des données
Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Vous pouvez également nous contacter pour toute question générale relative au traitement et à la protection des données à caractère personnel.

En outre, vous pouvez intenter une action en justice si vous pensez que vous subirez un préjudice du fait du traitement de vos données à caractère personnel.

12. Vos droits

Conformément et sous réserve des conditions de la loi belge sur la protection de la vie privée et des dispositions du règlement général sur la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accès et d'inspection : vous avez le droit de consulter gratuitement les informations que nous détenons à votre sujet et de savoir à quoi elles servent.
  • Droit de rectification : vous avez le droit d'obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles incorrectes, ainsi que de compléter les données personnelles incomplètes.
  • Droit de suppression ou de limitation du traitement : Vous avez le droit de nous demander de supprimer ou de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans les circonstances et les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser la suppression ou la limitation de toute donnée à caractère personnel qui est nécessaire pour nous permettre de remplir une obligation légale, l'exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Droit de transférer des données : vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées, sous une forme structurée, commune et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
  • Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Veuillez toutefois noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui nous sont nécessaires pour remplir une obligation légale, l'exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur un consentement préalable, vous avez le droit de révoquer ce consentement. Ces données personnelles ne seront alors traitées que si nous disposons d'une autre base juridique pour le faire.
  • Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel n'inclut pas le profilage et que vous ne serez pas soumis à des décisions entièrement automatisées.

Vous pouvez toujours consulter les données que nous traitons à votre sujet et, si nécessaire, les faire corriger. Il vous suffit d'en faire la demande par l'intermédiaire de notre délégué à la protection des données, en présentant une preuve de votre identité. Ceci afin d'éviter que vos données ne soient transmises à une personne qui n'y a pas droit.

13. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

Les données personnelles collectées par EOS Contentia ne seront stockées et traitées que dans l'Union européenne. Nous prenons des mesures pour garantir que les données que nous recueillons dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité sont traitées conformément aux dispositions de la présente déclaration et aux exigences du droit applicable, quel que soit le lieu où se trouvent les données.

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données à caractère personnel avec un niveau de sécurité adéquat et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la notification accidentelle à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données.

En aucun cas, EOS Contentia ne peut être tenue responsable d'un quelconque dommage direct ou indirect résultant de l'utilisation incorrecte ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.

EOS Contentia s'engage à protéger la sécurité de vos données personnelles. Nous utilisons diverses techniques et procédures de sécurité pour protéger vos données personnelles contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés.

EOS Contentia s'engage également à réduire les risques d'erreur humaine, de vol, de fraude et d'utilisation abusive des installations d'EOS Contentia. Les efforts d'EOS Contentia comprennent la sensibilisation du personnel aux politiques de sécurité et la formation du personnel à la mise en œuvre des politiques de sécurité. Les employés d'EOS Contentia sont tenus de préserver la confidentialité des données. Les obligations des employés comprennent des accords de confidentialité écrits, une formation régulière sur la protection des informations et le respect de la politique de confidentialité de l'entreprise.

EOS Contentia évalue et répond rapidement aux incidents qui font suspecter un traitement de données non autorisé. Si EOS Contentia détermine que vos données ont été illégalement utilisées (y compris par un employé d'EOS Contentia) ou autrement obtenues de manière abusive par un tiers, EOS Contentia vous signalera immédiatement cette utilisation abusive ou cette acquisition.

EOS Contentia effectuera des audits de conformité annuels. Tout employé trouvé par EOS Contentia en infraction avec la GDPR est en infraction avec cette déclaration de confidentialité et sera soumis à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Tout tiers violant cette politique de confidentialité sera tenu par tous les accords avec EOS Contentia d'indemniser et de dégager EOS Contentia de toute responsabilité en cas de réclamations relatives à de telles violations.

14. Contrôles par navigateur

Les contrôles des cookies sont décrits dans notre déclaration sur les cookies.

15. Changements

Nous mettrons à jour cette déclaration de confidentialité si nécessaire pour tenir compte des commentaires des clients et des changements apportés à nos services. Lorsque nous publions des modifications à cette déclaration, nous révisons la date de "dernière mise à jour" en haut de la déclaration. Si des changements importants sont apportés à la déclaration ou à la manière dont EOS Contentia utilisera vos données personnelles, nous vous en informerons en affichant bien en évidence un avis de ces changements avant qu'ils n'entrent en vigueur ou en vous envoyant directement une notification. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité pour savoir comment EOS Contentia protège vos informations.

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