EOS Contentia Belgium NV/SA met maatschappelijke zetel te FUTUR X CENTER, Boulevard Industriel 54 K 7700, Moeskroen, BELGIË, ondernemingsnummer/BTW BE 0454.609.009, M.A.E. - 206729 (hierna "EOS Contentia" genoemd), is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.  U kunt ons telefonisch bereiken op: +32 56 39 17 11. Onze gedelegeerd bestuurder is mevrouw Martine T'Jampens.

U wordt aangeraden de Cookieverklaring van EOS CONTENTIA BELGIUM NV te lezen om te begrijpen hoe EOS CONTENTIA BELGIUM NV via Cookies uw Persoonsgegevens verzamelt, overdraagt, bekendmaakt, verwerkt en gebruikt wanneer u de website van EOS Contentia gebruikt.

De Cookieverklaring van EOS Contentia is hier te vinden: https://be.eos-solutions.com/cookie-statement-contentia. Deze cookieverklaring is een aanvulling op de Gegevensbeschermingsverklaring.

EOS Contentia respecteert de bescherming van Persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer en hecht waarde aan het vertrouwen van haar klanten, debiteuren, medewerkers, leveranciers, aannemers, zakenpartners en het algemene publiek.

Daarom streeft EOS Contentia ernaar om Persoonsgegevens te verzamelen, te gebruiken en bekend te maken op een manier die in overeenstemming is met de wetten van de landen waarin het zaken doet.  In het bijzonder willen we de gegevens van onder andere onze klanten, debiteuren, personeel, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen verlies, lekken, fouten, ongeoorloofde toegang of onwettige verwerking.

Wij willen u informeren over het verzamelen en verwerken van uw Persoonsgegevens door middel van deze Gegevensbeschermingsverklaring

Deze Gegevensbeschermingsverklaring heeft betrekking op informatie die wij verzamelen via onze website https://be.eos-solutions.com/companies/contentia.html ("Site") of de portals op de Site, zoals het debiteuren- en partnerportaal, offline via onze bedrijfsvoering en voor onze (direct) marketingactiviteiten. Hierin wordt uitgelegd welke Persoonsgegevens wij van u verzamelen en hoe wij deze gebruiken.

Wij vragen u deze verklaring over gegevensbescherming zorgvuldig door te lezen, aangezien deze essentiële informatie bevat over hoe uw Persoonsgegevens worden verwerkt en voor welk doel. U bent niet verplicht uw Persoonsgegevens bekend te maken, maar u begrijpt dat het leveren van bepaalde diensten, debiteuren- of klantenondersteuning of andere assistentie onmogelijk wordt als u geen toestemming geeft voor het verzamelen en verwerken ervan.

Wij wijzen u erop dat u verantwoordelijk bent voor alle Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Als uw Persoonsgegevens niet meer actueel zijn, breng ons dan onmiddellijk op de hoogte.

Deze Gegevensbeschermingsverklaring werd opgesteld in uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("GDPR"), meer bepaald Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, in werking getreden op 25/05/2018, evenals de Belgische wet op de bescherming van Persoonsgegevens (de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens van 30 juli 2018).EOS Contentia verbindt zich ertoe de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU en de lokale wetgeving inzake gegevensbescherming in België na te leven. Raadpleeg voor meer informatie over de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming: https://www.dataprotectionauthority.be/citizen

Het management van EOS Contentia erkent het belang van het identificeren en beschermen van de informatie van de organisatie, het vermijden van vernietiging, ongepaste bekendmaking, ongepaste wijziging of ongeoorloofd gebruik van informatie met betrekking tot haar klanten, debiteuren, medewerkers, prijsstelling, strategie, management of andere gerelateerde concepten.

EOS Contentia verbindt zich er daarom toe zijn beheersysteem voor informatiebeveiliging te ontwikkelen, te implementeren, te onderhouden en voortdurend te verbeteren om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van Persoonsgegevens en informatie in het algemeen te garanderen.

Fout- of kwetsbaarheidsrapport

Ondanks de zorg die we besteden aan de beveiliging van onze systemen, kunnen er fouten of kwetsbaarheden voorkomen. Als u een fout of een kwetsbaarheid ziet, breng ons daar dan van op de hoogte zodat we deze kunnen verhelpen. U kunt een beveiligingsprobleem melden bij onze functionaris voor gegevensbescherming: privacy@eos-contentia.be

Cookies

Cookiebeheer wordt beschreven in onze Cookieverklaring.

Definities:

• Klant/Partner: de bedrijven die EOS Contentia een dienstverleningscontract voor incasso toevertrouwen of een debiteurenportefeuille aan EOS Contentia verkopen.
• Debiteur: de debiteur van de schuld, hetzij aan de cliënt/partner in het geval van een incassodienstencontract of aan EOS Contentia in het geval van een schuldoverdracht

 Klanten

In het kader van onze diensten en activiteiten verzamelen en verwerken we de professionele identificatie- en contactgegevens van zowel potentiële klanten als onze klanten en cliënten, hun personeel, werknemers, aangestelden en andere nuttige contacten. In het kader van het Partnerportaal worden Persoonsgegevens van partners verwerkt in overeenstemming met de Verklaring gegevensbescherming partners. Deze vindt u hier https://be.eos-solutions.com/privacy-statement-debtors-my-eos-contentia .

De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, klantenbeheer, contract- en accountbeheer, het uitvoeren van de boekhouding, prospectie en direct marketingactiviteiten zoals het verzenden van enquêtes, promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.  De rechtsgrond voor prospectie en direct marketing is ons legitieme belang om ons marktaandeel uit te breiden, ons klantenbestand te vergroten en bekendheid te geven aan ons dienstenaanbod.

EOS Contentia Belgium NV verwerkt Persoonsgegevens over u wanneer u als cliënt een beroep op ons doet voor advies over incasso- of schuldbeheerovereenkomsten, overeenkomsten tot schuldoverneming, het aanbieden of voorstellen van dergelijke overeenkomsten, het uitvoeren van voorbereidende werkzaamheden voor het sluiten van deze overeenkomsten en het beheer van incassodossiers.

Debiteuren

Persoonsgegevens van debiteuren worden verwerkt in overeenstemming met de verklaring gegevensbescherming debiteuren. U vindt deze hier https://be.eos-solutions.com/privacy-policy.

Leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners en onderaannemers

We verzamelen en verwerken de identiteit en contactgegevens van onze leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners, vrije beroepen, makelaars, agenten, consultants, (onder)aannemers, verkopers van goederen of diensten..., evenals van bepaalde van hun personeelsleden, werknemers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst met hen en het voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen zoals het beheer van de contractuele relatie, administratie, beoordelingen/audits, fiscaliteit en boekhouding. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het uitvoeren van betalingen en de boekhouding, het voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing). 

EOS Contentia Personeel

Wij verwerken de Persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en onze salarisadministratie. Gezien de specifieke aard van deze verwerking is deze uitgebreider geregeld in een interne verklaring over gegevensbescherming van werknemers.

 Kandidaten die solliciteren bij EOS Contentia

Voor onze rekruteringsactiviteiten kan EOS Contentia u om bepaalde informatie vragen, waaronder identificatie- en contactgegevens, informatie over uw opleiding en tewerkstelling, contactgegevens en voorkeuren, beroepskwalificaties en functies waarvoor u wenst te solliciteren. U kunt er ook voor kiezen om EOS Contentia bijkomende informatie te bezorgen, zoals uw CV of diploma, werkreferenties en aanverwante informatie, en verzoeken tot vergoeding. Daarnaast kan EOS Contentia informatie verzamelen van derden, op basis van uw toestemming of op basis van de toestemming die u aan dergelijke derden hebt gegeven, zoals uitzendbureaus of wervingsbureaus, bijvoorbeeld in verband met een antecedentenonderzoek en/of een arbeidsreferentie. Gezien de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer in detail geregeld in een verklaring gegevensbescherming voor rekrutering.

 Andere personen

Naast de Persoonsgegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers, debiteuren, kandidaten voor aanwerving en personeel, verwerken wij ook Persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten met overheidsinstanties, toezichthouder, contacten met deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het legitieme belang van ons bedrijf, de uitvoering van een contract of op basis van een wettelijke verplichting. Daarnaast verwerken we Persoonsgegevens om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen. De Wet van 18/09/2017 ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en ter beperking van het gebruik van contant geld (AML) verplicht ons bijvoorbeeld om klanten te identificeren en een AML-beleid te voeren. Tot slot kunnen we ook Persoonsgegevens verwerken wanneer een persoon daarvoor ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven.

Afhankelijk van uw activiteiten en uw relatie met EOS Consentia kunt u ons de volgende Persoonsgegevens toevertrouwen:

• uw identificatiegegevens (volledige naam en/of titel)
• uw professionele contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer en/of mobiele telefoonnummer).

Voor bepaalde specifieke diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, moet u ons mogelijk aanvullende gegevens verstrekken zoals hieronder gespecificeerd.

Wij wijzen u erop dat u verantwoordelijk bent voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Mochten uw gegevens niet langer actueel zijn, dan verzoeken wij u ons daarvan onmiddellijk op de hoogte te stellen.  U bent niet verplicht om uw Persoonsgegevens door te geven, maar u begrijpt dat het leveren van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt als u geen toestemming geeft voor het verzamelen en verwerken ervan.

Klanten

• Voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, land
• Professionele contactgegevens (telefoon, e-mail)
• Werkgelegenheidsinformatie: werkgever, functietitel
• Betrokkenheid bij incidenten, klachten en problemen bij de uitvoering van het contract of de betalingen, evenals de inhoud daarvan
• Bankrekeningnummer, naam bank, naam rekeninghouder
• Transactiegegevens (bankoverschrijvingen)
• Alle andere informatie die u tijdens uw interactie met ons deelt voor een bepaald zakelijk doel

Debiteuren

• Voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, land van verblijf en contactgegevens (zoals adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres)
• Kopie van je identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart) en alle informatie op dit identiteitsbewijs, nationaliteit en nationaal identificatienummer (rijksregisternummer/numéro national)
• Telefoon opnemen
• Geolocatie en gegevens over uw bezoek aan de website
• Betrokkenheid bij incidenten, klachten en problemen, evenals de inhoud daarvan
• Bankrekeningnummer, naam bank, naam rekeninghouder
• Transactiegegevens (bankoverschrijvingen)
• Alle andere informatie die u deelt in uw interactie met ons: bijvoorbeeld voorkeuren en informatie over uw levensstijl (uw gezinssituatie, thuissituatie, interesses of demografische kenmerken)

Leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners en onderaannemers

• Voornaam, achternaam, professionele contactgegevens (werkgever, functietitel, telefoonnummer en e-mailadres)
• Voor particulieren: Bankrekeningnummer, naam bank, naam rekeninghouder, transacties/bankoverschrijving, facturering
• Alle andere informatie die u in uw interactie met ons deelt voor de uitvoering van het contract tussen ons en voor het voldoen aan boekhoudkundige, wettelijke en fiscale verplichtingen

EOS Contentia Personeel

Alle informatie die vereist en toegestaan is onder de toepasselijke wetgeving voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en onze wettelijke verplichtingen tegenover werknemers, het betalen van salarissen/werknemersuitkeringen en gerelateerde administratie en fiscaliteit.

Kandidaten die solliciteren bij EOS Contentia

• Voornaam, achternaam, professionele contactgegevens (werkgever, functietitel, telefoonnummer en e-mailadres)
• Onderwijs en werkgelegenheid
• Functievoorkeuren
• Professionele kwalificaties
• Vacatures waarop u wilt solliciteren.
• CV
• Diploma
• Werkreferenties en gerelateerde informatie
• Compensatieverwachtingen of -verzoeken
• Indien vereist voor de functie: resultaat van antecedentenonderzoek en screening
• Alle andere informatie die je met ons deelt tijdens de sollicitatieprocedure en sollicitatiegesprekken

Andere personen

• Voornaam, achternaam, professionele contactgegevens (werkgever, functietitel, telefoonnummer en e-mailadres)
• Alle andere informatie die u in uw interactie met ons deelt voor de uitvoering van het contract tussen ons en voor het voldoen aan wettelijke, fiscale, regelgevende of andere verplichtingen

We verzamelen Persoonsgegevens op verschillende manieren rechtstreeks van jou:

• Wanneer u uw Persoonsgegevens mondeling of schriftelijk aan ons doorgeeft;
• Wanneer u onze website bezoekt;
• Wanneer u een debiteuren- of partneraccount aanmaakt en deze service gebruikt, direct of indirect;
• Wanneer u deelneemt aan webinars, evenementen, commerciële acties of marketingcampagnes;
• Wanneer u deelneemt aan marktonderzoeken, enquêtes of andere evaluatieacties die we lanceren;
• Wanneer u contact met ons opneemt via een webformulier;
• Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, chat(bot), sociale media of telefoon;

Wij verzamelen dus Persoonsgegevens zowel wanneer u ze ons mondeling meedeelt, wanneer u ons documenten toestuurt en wanneer u dat digitaal doet, als wanneer wij ernaar zoeken via openbare kanalen (zoals het Belgisch Staatsblad, Kruispuntbank van Ondernemingen, Nationale Bank, enz.) en professionele sociale media (zoals Linkedin). Wat onze website betreft, stemmen we de inhoud en het gebruiksgemak zoveel mogelijk af op u, de gebruikers. Daarnaast verwerken wij uw Persoonsgegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.

Wij kunnen ook Persoonsgegevens verzamelen van derden en partners die kunnen aantonen dat u hen toestemming hebt gegeven om uw Persoonsgegevens aan ons door te geven.

Wanneer u telefonisch contact opneemt met EOS Contentia, kan dit telefoongesprek worden opgenomen. We nemen deze telefoongesprekken op om educatieve, kwaliteits- en veiligheidsredenen. Enkel een beperkt aantal medewerkers van de klantendienst hebben toegang tot de opnames. Telefoonopnames worden na 30 dagen automatisch gewist.

EOS Contentia kan ook andere informatie verzamelen via uw interactie met ons en niet-EOS Contentia websites, die uw specifieke identiteit niet onthullen of niet rechtstreeks betrekking hebben op een individu. Andere informatie kan bestaan uit, maar is niet beperkt tot, browser- en apparaatinformatie, gegevens verzameld via geautomatiseerde elektronische interacties, gebruiksgegevens van applicaties, demografische informatie, geografische of geo-locatie-informatie, statistische en geaggregeerde informatie.

Statistische of geaggregeerde informatie identificeert niet direct een specifiek persoon, maar kan worden afgeleid van Persoonsgegevens.

Wij verwerken uw Persoonsgegevens op verschillende manieren en voor verschillende doeleinden. Bij het verwerken ervan worden alleen Persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de beoogde doeleinden. De doeleinden waarvoor wij gegevens verwerken, kunnen variëren afhankelijk van de persoon van wie en over wie wij Persoonsgegevens verwerken.

Voor meer details verwijzen we naar de gegevensbeschermingsverklaring voor partners en de gegevensbeschermingsverklaring voor debiteuren, die een aanvulling vormen op deze Gegevensbeschermingsverklaring.

Bedrijfsvoering en dienstverlening.

Klanten of debiteuren

Wij gebruiken Persoonsgegevens om onze diensten te leveren en te verbeteren en om essentiële bedrijfsactiviteiten uit te voeren, zoals het innen van schulden.  Dit is gebaseerd op de verplichting van EOS Contentia om een contract uit te voeren dat zij heeft met een klant/partner.

Verwerkingen die niet strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een contract zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van EOS Contentia om geld terug te vorderen wanneer het een schuldeiser is na aankoop van een schuldportefeuille of wanneer het een dienstverlener is die incassodiensten verleent aan een klant/partner.

EOS Contentia heeft een legitiem belang om uw Persoonsgegevens te gebruiken voor de uitvoering van de invordering van schulden, de opvolging van consumentenkredieten die nog niet volledig zijn terugbetaald of het beheer van garanties. EOS Contentia waakt erover dat de impact op de bescherming van de Persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van het individu in verhouding staat tot haar eigen belangen.

• Verbetering van de gebruikerservaring: we verbeteren onze services door gebruikersgedrag en mogelijke problemen die gebruikers tegenkomen te analyseren.
• Ontwikkeling en verbetering van de service: Gesprekken met onze incassodepartement worden opgenomen en gebruikt voor deze doeleinden. We kunnen uw tevredenheid evalueren en/of uw wensen als klant of debiteur in kaart brengen door u naar uw ervaringen te vragen. We kunnen de markt evalueren en marktonderzoek of trendanalyses uitvoeren door onze klanten of debiteuren hierbij te betrekken. U kunt hier vrijwillig aan deelnemen en de resultaten worden gebruikt om de dienstverlening te verbeteren. Waar mogelijk pseudonimiseren en aggregeren we Persoonsgegevens en zullen we onze projecten vooraf beoordelen op basis van de principes van ingebouwde privacy. De functionaris voor gegevensbescherming adviseert en houdt toezicht op dit gebruik van Persoonsgegevens.
• Interne of externe fraude en criminele activiteiten opsporen en voorkomen.
• Geaggregeerde analyse en bedrijfsinformatie: dit stelt ons in staat om te werken, om onze diensten te beschermen, om weloverwogen beslissingen te nemen (inclusief profilering op basis van geanonimiseerde Persoonsgegevens waarbij geen sprake is van automatische besluitvorming door onze softwaretoepassingen voor bedrijfsanalyse en -rapportage) en om te rapporteren over de prestaties van ons bedrijf en de diensten.

 Leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners en onderaannemers

Wij gebruiken Persoonsgegevens om leveranciers, diensten of werken te ontvangen van leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners en onderaannemers en om deze partijen te beheren wanneer zij hun contract met ons uitvoeren.

Contractuele verplichtingen

 Klanten/Partners

Wanneer u een contract aangaat met EOS Contentia, zal EOS Contentia uw persoonlijke identificatiegegevens en transactiegegevens gebruiken om:

• U te voorzien van de door u aangegane EOS Contentia-diensten.
• Klantenservice: je verzoek beantwoorden, hulp bieden, een klacht afhandelen.
• U te informeren en berichten te sturen met betrekking tot uw contract met ons en onze diensten.
• Je analyses of rapporten sturen.

Leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners en onderaannemers

We gebruiken Persoonsgegevens om ons contract met leveranciers, diensten of werken van leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners en onderaannemers uit te voeren (communicatie, instructies, klachten, facturatie, betaling, enz...).

Communicatie.

 Klanten

Op basis van uw toestemming of ons legitieme belang om ons klantenbestand en marktaandeel uit te breiden, gebruiken we de gegevens die we verzamelen om onze communicatie met u via e-mail, sms of sociale media te leveren en te personaliseren. In het kader van direct marketing kan EOS Contentia u informatie sturen over haar diensten via gepersonaliseerde marketingberichten (informatie, aanbiedingen,...) of algemene publiciteit en informatie.  U kunt uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens voor commerciële communicatie intrekken door contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via privacy@eos-contentia.be. Wanneer je je toestemming intrekt, verwijderen we je zo snel mogelijk van de mailinglijst, maximaal binnen 3 werkdagen. U kunt nog steeds de berichten ontvangen die al gepland waren voordat u zich afmeldde.

We zullen uw voorafgaande toestemming verkrijgen voordat we uw informatie voor onze eigen doeleinden verwerken, tenzij EOS Contentia een legitiem belang of een wettelijke basis heeft om uw informatie te verwerken. Als u toestemming hebt gegeven voor de verwerking, hebt u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken door een e-mail in die zin te sturen naar: privacy@eos-contentia.be.  EOS Contentia zal de verwerking van uw gegevens stopzetten na ontvangst van uw intrekking. Elke verwerking die vóór uw intrekking werd uitgevoerd, blijft echter een rechtmatige verwerking op basis van een geldige toestemming op dat moment. EOS Contentia is niet verplicht om de verwerking ongedaan te maken.

 Leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners en onderaannemers

Wij gebruiken Persoonsgegevens om te communiceren met leveranciers, diensten of werken van leveranciers, uitbestedingspartners, dienstverleners en onderaannemers over de uitvoering van het contract en nieuwe vereisten voor inkoop, aanbestedingen of opdrachten.

Personeelsbeheer en werving.

We gebruiken Persoonsgegevens van ons personeel voor ons personeelsbeheer, de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en de naleving van onze wettelijke verplichtingen als werkgever. Voor kandidaten voor aanwerving verzamelen we om met u te communiceren, om de rekruterings- en aanwervingsprocessen van EOS Contentia te beheren en om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire vereisten. Als u wordt aangenomen, kan de informatie worden gebruikt in verband met tewerkstelling en personeelsbeheer.

Voldoen aan wettelijke en nalevingsverplichtingen

Klanten en debiteuren

EOS Contentia gebruikt uw Persoonsgegevens om te voldoen aan dwingende vereisten opgelegd door de toepasselijke wetgeving en/of de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie:

• Wet van 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van consumentenschulden ("schuldinvorderingswet").
• De wet van 18 september 2017(externe link) ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme ("de AML-wet"): https://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/structuur_en_diensten/algemene_administraties/thesaurie/controle-financi%C3%ABle-2-1
• Alle andere commerciële en vennootschapswetgeving die van toepassing is op EOS Contentia en haar activiteiten (boekhouding, financiën, fiscaliteit, administratie, consumentenbescherming, handel, enz...)
• Gegevensbeschermingswetgeving zoals hierboven aangegeven.
• Alle andere relevante richtlijnen die de Federale Overheidsdienst Economie, KMO's, Middenstand en Energie uitvaardigt, vormen een aanvulling op de wet- en regelgeving.

De wettelijke verplichtingen van EOS Contentia zijn onder andere (deze lijst is niet limitatief):

• de persoonlijke identificatiegegevens en transactiegegevens van al haar tegenpartijen en debiteuren van wie zij onbetaalde schulden dekt, te verzamelen, te verifiëren en op te slaan. EOS Contentia is eveneens verplicht om deze gegevens over te maken aan de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie, fiscale overheden of andere overheidsinstanties die informatie over tegenpartijen of debiteuren vragen en dit zonder de betrokkene op de hoogte te brengen van dergelijk officieel verzoek en de daaraan verbonden gegevensoverdracht.
• Invorderingsrecht: het verzamelen en opslaan van de persoonlijke identificatiegegevens van alle debiteuren.
• Anti-witwaswet: preventie en onthulling van witwaspraktijken en criminele activiteiten/fraude/terrorisme. EOS Contentia is verplicht om de persoonlijke identificatiegegevens en de gegevens over financiële transacties van al zijn tegenpartijen op te slaan en te verifiëren. Verdachte transacties met betrekking tot het witwassen van geld moeten worden gemeld aan de Financial Intelligence Processing Unit (www.cfi.be).
• Financiële, boekhoudkundige, administratieve en fiscale naleving.

 Leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners en onderaannemers

• Financiële, boekhoudkundige, administratieve en fiscale naleving.

Wij bevestigen dat de verwerking van Persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet onderworpen bent aan volledig geautomatiseerde beslissingen.

Uw Persoonsgegevens worden voornamelijk intern verwerkt. Voor de uitvoering van onze overeenkomst (of maatregelen die voorafgaan aan het sluiten van de overeenkomst) of om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, moeten ze echter soms aan derden worden meegedeeld.

Om uw Persoonsgegevens te verwerken, verlenen wij toegang tot uw Persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden en aan bepaalde dienstverleners. Wij organiseren een vergelijkbaar beschermingsniveau door contractuele verplichtingen op te leggen aan onze werknemers, medewerkers en tussenpersonen en dienstverleners, die vergelijkbaar zijn met deze Verklaring Gegevensbescherming.

Het is mogelijk dat een of meer van de bovengenoemde derden zich buiten de EER bevinden. Wij streven er echter principieel naar om uw Persoonsgegevens niet door te geven aan derde landen of internationale organisaties. Mocht dit toch gebeuren voor verwerkingsdoeleinden en mochten deze landen volgens de Europese Commissie geen adequaat niveau van bescherming van Persoonsgegevens garanderen, dan zullen wij passende beschermingsmaatregelen nemen.

Doorgiften van Persoonsgegevens buiten de Europese Unie vinden plaats op basis van EU-standaardmodelclausules inzake gegevensbescherming wanneer het land waarnaar de Persoonsgegevens worden doorgegeven geen passende bescherming biedt in de zin van de GDPR. Er vinden geen overdrachten naar de Verenigde Staten van Amerika plaats op basis van het EU-VS of Zwitsers-VS Privacy Shield/Safe Harbour.

Wij geven uw Persoonsgegevens alleen door aan andere bedrijven van de EOS Groep of andere derden (ontvangers) als:

-je expliciet toestemming hebt gegeven voor een of meer specifieke doeleinden op grond van Art. 6(1) Lid 1(a) van de GDPR,

-openbaarmaking is noodzakelijk voor de handhaving, uitoefening of verdediging van juridische claims in overeenstemming met Art. 6(1) para. 1(f) van de GDPR en er geen reden is om aan te nemen dat u een primair, legitiem belang hebt bij het niet openbaar maken van uw Persoonsgegevens,

-indien een wettelijke verplichting tot openbaarmaking bestaat volgens Art. 6(1) Lid 1 (c) van de GDPR en

-het is wettelijk toegestaan en noodzakelijk voor het nakomen van contractuele verplichtingen in overeenstemming met Art. 6(1) Lid 1 (b) van de GDPR.

Bepaalde Persoonsgegevens die door ons worden verzameld, worden ook doorgegeven aan en mogelijk verwerkt door externe dienstverleners, zoals onze IT-hostingpartner en IT-leverancier, externe partners die ons helpen met de ondersteuning en verdere ontwikkeling van onze IT-tools, advocaat, functionaris voor gegevensbescherming, deurwaarder, accountant, auditor, enzovoort... en door overheids- of auditautoriteiten. Deze en andere overheidsinstanties hebben het recht om Persoonsgegevens van ons op te vragen waarop wij wettelijk verplicht zijn te reageren in bepaalde gevallen die door de wet zijn gedefinieerd. In dergelijke gevallen kunnen uw Persoonsgegevens worden doorgegeven aan deze derden, maar alleen voor het doel van de betreffende dienst en altijd onder controle van ons bedrijf.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven genoemde dienstverleners of instellingen en de door hen aangestelde gespecialiseerde dienstverleners respecteren het vertrouwelijke karakter van uw Persoonsgegevens en mogen deze gegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Indien nodig kunnen uw Persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als ons bedrijf geheel of gedeeltelijk wordt gereorganiseerd, als onze activiteiten worden overgedragen of als we failliet worden verklaard. Het is ook mogelijk dat Persoonsgegevens moeten worden doorgegeven als reactie op een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een specifieke wettelijke verplichting. In dit geval zullen wij redelijke inspanningen leveren om u vooraf te informeren over dergelijke communicatie naar andere derden. U zult echter erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden technisch of commercieel niet haalbaar kan zijn, of dat er wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

In geen geval zullen wij uw Persoonsgegevens verkopen.

Wij delen uw Persoonsgegevens indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan regelgevende of overheidsinstanties of -agentschappen, of in het geval van een gerechtelijke procedure, een gerechtelijk bevel of een ander dwingend juridisch bevel.

We kunnen ook Persoonsgegevens delen met uw toestemming of indien dit nodig is om een transactie te voltooien of een dienst te verlenen die u hebt aangevraagd of goedgekeurd.

Daarnaast delen we Persoonsgegevens met filialen en entiteiten onder controle van EOS Contentia voor onze verslaglegging, dienstverlening, bedrijfsvoering, direct marketing en communicatie.

Wij delen Persoonsgegevens ook met leveranciers, outsourcingpartners, serviceproviders, verwerkers of agenten die namens ons werken voor de doeleinden die in deze verklaring worden beschreven.

Bijvoorbeeld (deze lijst is niet limitatief):

• IT-dienstverleners;
• Leveranciers van cloud- en hostinginfrastructuur en -diensten;
• Platformaanbieders;
• Marketingbedrijven of marktanalisten;
• Aanbieders van diensten en hulpmiddelen om naleving van regelgeving te garanderen (zoals de vereisten onder de AML-wet);
• Connectiviteits-, telecommunicatie- en internetproviders;
• Bedrijven die we hebben ingehuurd om klantenservice te verlenen;
• Bedrijven die we hebben ingehuurd om te helpen bij het beschermen en beveiligen van onze systemen en services;

In dergelijke gevallen moeten deze bedrijven zich houden aan onze vereisten voor gegevensbescherming en -beveiliging en mogen ze de Persoonsgegevens die ze van ons ontvangen niet voor andere doeleinden gebruiken.

Wij kunnen Persoonsgegevens ook vrijgeven als onderdeel van een due diligence of bedrijfstransactie, zoals een fusie of verkoop van activa, op voorwaarde dat er strikte geheimhoudingsovereenkomsten worden ondertekend met de ontvanger van de Persoonsgegevens.

Tot slot zullen we Persoonsgegevens, inclusief uw inhoud, openen, overdragen, openbaar maken en bewaren als we ervan overtuigd zijn dat dit noodzakelijk is om:

• te voldoen aan toepasselijke wetgeving (bijvoorbeeld: Invorderingswet, AML-wet, financiële, boekhoudkundige, administratieve en fiscale naleving) of te reageren op geldige juridische processen, inclusief van wetshandhavings- of andere overheidsinstanties;
• onze klanten te beschermen, bijvoorbeeld om spam of pogingen tot oplichting van gebruikers van onze diensten te voorkomen, of om te helpen voorkomen dat iemand om het leven komt of ernstig letsel oploopt;
• de veiligheid van onze diensten te beheren en te handhaven, inclusief het voorkomen of stoppen van een aanval op onze computersystemen of netwerken; of
• de rechten of het eigendom van EOS Contentia te beschermen, met inbegrip van het afdwingen van de voorwaarden voor het gebruik van de diensten - als we echter informatie ontvangen die erop wijst dat iemand onze diensten gebruikt om gestolen intellectuele of fysieke eigendom van EOS Contentia te verhandelen, zullen we de privé-inhoud van een klant niet zelf inspecteren, maar kunnen we de zaak doorverwijzen naar de wetshandhaving.

Sommige van onze diensten bevatten links naar diensten van derden waarvan de praktijken inzake gegevensbescherming verschillen van die van EOS Contentia. Als u Persoonsgegevens verstrekt aan een van deze diensten, zijn de gegevensbeschermingsverklaringen van deze diensten van toepassing op uw gegevens. In het geval van een conflict tussen een gegevensbeschermingsverklaring van EOS Contentia en de voorwaarden van een overeenkomst(en) tussen een partij en EOS Contentia, prevaleren de voorwaarden van die overeenkomst(en).

We delen alleen professionele informatie als we daar een dwingende reden voor hebben:

• te voldoen aan de toepasselijke wetgeving (bijvoorbeeld: financiële, boekhoudkundige, administratieve en fiscale naleving) of te reageren op een geldig juridisch proces, inclusief van wetshandhavings- of andere overheidsinstanties;
• samenwerkingsverbanden organiseren en faciliteren tussen leveranciers, outsourcingpartners, dienstverleners en onderaannemers of tussen deze partijen en derde partijen die met hen interfacen of hen aanvullen;
• de rechten of het eigendom van EOS Contentia te beschermen

Persoonsgegevens die door EOS Contentia worden verzameld, kunnen worden opgeslagen en verwerkt in de Europese Unie (meer bepaald in België, Frankrijk en Duitsland) of in elk ander land waar EOS Contentia of zijn filialen, dochterondernemingen, outsourcingpartners of dienstverleners vestigingen hebben. We ondernemen stappen om ervoor te zorgen dat de gegevens die we verzamelen in het kader van deze verklaring inzake gegevensbescherming worden verwerkt volgens de bepalingen van deze verklaring en de vereisten van de toepasselijke wetgeving, ongeacht waar de gegevens zich bevinden. In het kader van internationale schuldinvordering kan de verwerking worden uitgevoerd door aanbieders van schuldinvorderingsdiensten buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer wij Persoonsgegevens overdragen van de Europese Economische Ruimte naar andere landen, maken wij gebruik van verschillende juridische mechanismen, waaronder contracten (EU Standard Contractual Clauses), om uw rechten en bescherming te helpen waarborgen in verband met uw Persoonsgegevens.

EOS Contentia bewaart Persoonsgegevens zo lang als nodig is om de diensten te verlenen en de transacties uit te voeren die u hebt aangevraagd, of voor andere essentiële doeleinden zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en het afdwingen van onze overeenkomsten. Persoonsgegevens worden door ons opgeslagen en verwerkt gedurende een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking, de verplichte wettelijke bewaartermijnen en/of in functie van de (contractuele of niet-contractuele) relatie die wij met u hebben.

In het bijzonder verwerken wij Persoonsgegevens zolang dit nodig is voor de uitvoering van het contract of voor de uitvoering van maatregelen die voorafgaand aan het sluiten van het contract op uw verzoek zijn genomen, zolang dit nodig is voor de nakoming van onze wettelijke verplichtingen, voor het aanspannen van een juridische procedure, actie of vordering of om deze te betwisten, of indien de verwerking noodzakelijk is voor de bescherming van ons legitieme belang om misbruik te voorkomen.

Persoonsgegevens van klanten, debiteurengegevens en Persoonsgegevens van klanten, debiteuren, leveranciers of onderaannemers worden in elk geval uit onze systemen verwijderd na een periode van tien jaar vanaf het einde van het jaar volgend op de beëindiging van de overeenkomst, behalve in het geval van Persoonsgegevens die we verplicht langer moeten bewaren op basis van specifieke wetgeving of in het geval van een lopend geschil, vordering, actie of rechtszaak waarvoor de Persoonsgegevens nog steeds noodzakelijk zijn.

Persoonsgegevens voor aanwervingen worden maximaal 24 maanden bewaard. Kandidaten kunnen te allen tijde de verwijdering van hun Persoonsgegevens vragen als ze hun kandidatuur niet wensen te behouden door onze Recruitment Manager op de hoogte te brengen of door contact op te nemen met de Data Protection Officer van EOS Contentia.

Wij nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens die wij verzamelen onder deze Verklaring gegevensbescherming, worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van deze Verklaring gegevensbescherming en de vereisten van de toepasselijke wetgeving, ongeacht waar de Persoonsgegevens zich bevinden. Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of opzettelijke manipulatie, gedeeltelijk of volledig verlies, vernietiging of toegang door onbevoegde derden. Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw Persoonsgegevens met een adequaat beveiligingsniveau te verwerken en te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, onbevoegde toegang of onbedoelde bekendmaking aan derden, evenals tegen enige andere onbevoegde verwerking van deze Persoonsgegevens.

De be.eos-solutions.com website maakt gebruik van SSL (secure socket layer) in combinatie met het hoogste coderingsniveau dat door uw browser wordt ondersteund. Dit is over het algemeen 256-bits codering. Als uw browser geen 256-bits codering ondersteunt, wordt de 128-bits v3-technologie gebruikt. U kunt zien dat een individuele webpagina op internet versleuteld wordt verzonden door de gesloten sleutel of het hangslotpictogram in de onderste statusbalk van uw browser.

EOS Contentia verbindt zich ertoe de veiligheid van uw Persoonsgegevens te beschermen. We gebruiken verschillende beveiligingstechnologieën en -procedures om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking.

EOS Contentia zet zich ook in om de risico's van menselijke fouten, diefstal, fraude en misbruik van de faciliteiten van EOS Contentia te beperken. De inspanningen van EOS Contentia omvatten het sensibiliseren van het personeel voor het veiligheidsbeleid en het opleiden van het personeel om dit beleid toe te passen. De medewerkers van EOS Contentia zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van gegevens te respecteren. De verplichtingen van de medewerkers omvatten schriftelijke vertrouwelijkheidsovereenkomsten, regelmatige opleiding over informatiebescherming en naleving van het bedrijfsbeleid inzake de bescherming van vertrouwelijke informatie.

EOS Contentia evalueert en reageert snel op incidenten die een vermoeden van ongeoorloofde verwerking van Persoonsgegevens veroorzaken. Als EOS Contentia vaststelt dat uw Persoonsgegevens zijn misbruikt (inclusief door een medewerker van EOS Contentia) of anderszins onrechtmatig zijn verkregen door een derde partij, zal EOS Contentia een dergelijk misbruik of datalek onmiddellijk aan u melden.

EOS Contentia zal jaarlijks nalevingscontroles uitvoeren. Elke medewerker die door EOS Contentia betrapt wordt op het niet naleven van het gegevensbeschermingsbeleid is in overtreding van de Gegevensbeschermingsverklaring en zal onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen tot en met de beëindiging van het dienstverband. Elke derde partij die deze verklaring inzake gegevensbescherming schendt, zal door alle overeenkomsten met EOS Contentia verplicht worden om EOS Contentia schadeloos te stellen en te vrijwaren voor claims met betrekking tot dergelijke schendingen.

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw Persoonsgegevens met een adequaat beveiligingsniveau te verwerken en te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, onbevoegde toegang of onbedoelde kennisgeving aan derden, evenals tegen enige andere onbevoegde verwerking van deze gegevens.

EOS Contentia kan echter in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die voortvloeit uit het onjuiste of onrechtmatige gebruik van Persoonsgegevens door een derde.

In overeenstemming met en onderworpen aan de voorwaarden van de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, informeren wij u dat u de volgende rechten hebt:

• Recht op toegang en inzage: u hebt het recht om de gegevens die wij over u bewaren gratis in te zien en om te controleren waarvoor ze worden gebruikt.
• Recht op rectificatie: u hebt het recht om rectificatie (correctie) van uw onjuiste Persoonsgegevens te verkrijgen, evenals het recht om onvolledige Persoonsgegevens aan te vullen.
• Recht op verwijdering of beperking: u hebt het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw Persoonsgegevens te verwijderen of te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de verwijdering of beperking van Persoonsgegevens weigeren die voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting, de uitvoering van het contract of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Je hebt het recht om de Persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U hebt het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere gegevensbeheerder.
• Recht van bezwaar: u hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Houd er echter rekening mee dat je geen bezwaar kunt maken tegen de verwerking van Persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting, de uitvoering van het contract of ons legitieme belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• Recht op intrekking van toestemming: Als de verwerking van Persoonsgegevens is gebaseerd op voorafgaande toestemming, heb je het recht om deze toestemming in te trekken. Deze Persoonsgegevens worden dan alleen verwerkt als we een andere wettelijke basis hebben om dit te doen.
• Automatische beslissingen en profilering: U kunt bezwaar maken tegen profilering en volledig geautomatiseerde beslissingen.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met EOS Contentia via privacy@eos-contentia.be.

Als je een probleem hebt met de privacy of een vraag hebt voor de functionaris voor gegevensbescherming van EOS Contentia, kun je contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres: privacy@eos-contentia.be. We zullen binnen 30 dagen reageren op vragen of problemen:

Wij stellen alles in het werk om zorgvuldig en rechtmatig met uw Persoonsgegevens om te gaan in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Als u desondanks van mening bent dat uw rechten zijn geschonden en als u binnen ons bedrijf geen antwoord vindt op uw zorgen, staat het u vrij een klacht in te dienen bij de Belgische autoriteit voor gegevensbescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel +32 (0)2 274 48 00

Fax +32 (0)2 274 48 35

e-mail: contact@apd-gba.be

https://www.dataprotectionauthority.be/citizen

U kunt ook contact opnemen met een rechtbank als u van mening bent dat u schade zult lijden door de verwerking van uw Persoonsgegevens.

Neem contact met ons op

U kunt te allen tijde contact opnemen met EOS Contentia als u vragen hebt of hulp nodig hebt (zie het paneel "Juridische informatie" op de website van EOS Contentia). Om onze diensten te verbeteren, kunnen telefoongesprekken worden opgenomen of gecontroleerd door een ander lid van het team.

We zullen er alles aan doen om het probleem zo snel mogelijk op te lossen.

We zullen deze Gegevensbeschermingsverklaring bijwerken wanneer dat nodig is om feedback van klanten en wijzigingen in onze services weer te geven. Wanneer we wijzigingen aanbrengen in deze gegevensbeschermingsverklaring, zullen we de datum "laatst bijgewerkt" bovenaan de gegevensbeschermingsverklaring aanpassen. Als er belangrijke wijzigingen zijn in de verklaring gegevensbescherming of in de manier waarop EOS Contentia uw Persoonsgegevens zal gebruiken, zullen we u hiervan op de hoogte stellen door op een prominente plaats een kennisgeving van dergelijke wijzigingen te plaatsen voordat deze van kracht worden of door u rechtstreeks een kennisgeving te sturen. We raden u aan om deze verklaring inzake gegevensbescherming regelmatig te raadplegen om te weten hoe EOS Contentia uw informatie beschermt.