Europese Betaalpraktijken: Bedrijven vertragen digitalisering in aanmaningen.

Met gedigitaliseerd aanmanen kunnen bedrijven sneller en effectiever reageren op wanbetalingen. Desondanks maakt momenteel slechts een fractie van de Europese bedrijven er gebruik van. Slechts 1 op de 8 Europese bedrijven (12 procent) heeft zijn aanmaningsproces volledig gedigitaliseerd. Minstens driekwart kan in geval van wanbetaling wel vertrouwen op een gedeeltelijk of zelfs grotendeels gedigitaliseerd aanmaningsproces (73 procent). Drie jaar geleden was dit 65 procent*. Dit blijkt uit het actuele EOS-onderzoek "European Payment Practices 2025", waaraan 2200 financiële managers van bedrijven in 11 landen hebben deelgenomen.

Er is een groot verschil tussen koplopers en laatkomers in de digitalisering van aanmaningen in Europa. Spanje (65 procent), Roemenië (64 procent) en Slovenië (64 procent) hebben de hoogste digitaliseringsgraad. Duitse bedrijven staan onderaan in de Europese vergelijking: Hier heeft slechts 49 procent hun aanmaningsprocessen grotendeels of volledig gedigitaliseerd.

Acht procent van de Europese bedrijven verstuurt nog steeds grotendeels handmatig aanmaningen, terwijl zes procent zelfs geen gestandaardiseerd proces heeft om openstaande vorderingen te innen.

Momenteel wordt een kwart van de facturen van Europese bedrijven te laat of helemaal niet betaald. Bijna de helft (48 procent) van de financiële beslissers in bedrijven gelooft dat een van de belangrijkste redenen voor een slecht betaalmoraal bij zakelijke klanten trage en niet-digitale processen zijn. 46 procent ziet een van de redenen voor betalingsachterstanden in wangedrag van personeel, en 44 procent noemt formele fouten in de factuurverwerking. Voor particuliere klanten wordt vergeetachtigheid vermoed als een van de belangrijkste redenen voor late betalingen. Digitale processen zouden hier uitkomst kunnen bieden: ze vergemakkelijken het betalingsproces voor klanten en zorgen voor transparantie met betrekking tot betalingstermijnen. "Over het algemeen creëert digitalisering een soepeler betalingssysteem en vermindert het geschillen en misverstanden aanzienlijk. Aan de kant van het bedrijf vermindert een volledig gedigitaliseerd aanmaningsproces de handmatige werklast, verlaagt het de bedrijfskosten, versnelt het betalingen en stelt het medewerkers in staat zich te richten op complexere taken," merkt Paul Baltag, Digital Transformation Manager bij EOS in Roemenië op.

Bovendien helpt digitalisering bij het benaderen van wanbetalers: het selecteert automatisch de communicatiemaatregel die het grootste succes belooft. "Het wordt spannend wanneer het niet alleen een simpele herinnering is, maar ook direct een gestroomlijnde betalingsoptie biedt – bijvoorbeeld via een betaallink of open banking-functies. Op deze manier is het niet alleen een betalingsherinnering, maar een soepele oplossing voor klanten," voegt Dr. Marcel Mayr, Hoofd Corporate Development bij OTTO Payments, de betalingspartner van OTTO, toe. De online retailer OTTO behoort, net als EOS, tot de Otto Group.

Digitalisering is de basis om data op grote schaal bruikbaar te maken: "Bij OTTO ontvangen we tot 35 bestellingen per seconde; zonder slim geautomatiseerde processen voor betalingsherinneringen en aanmaningen zouden we dit volume helemaal niet kunnen beheren," legt Dr. Marcel Mayr uit. Bovendien wordt het gebruik van Kunstmatige Intelligentie in aanmaningen steeds belangrijker. "De toepassingsmogelijkheden van AI brengen 'intelligentie' in bestaande automatiseringen, die voorheen vaak volgens eenvoudige regelsets verliepen. Het potentieel dat hier in de komende jaren in debiteurenbeheer kan worden benut, is enorm. In die zin verhoogt de AI-race de druk aanzienlijk op bedrijven die nog in de beginfase van digitalisering verkeren."